Sélectionner une page
person running on road street cliff during golden hour
Consultant Airtable, je vous aide à créer, améliorer et automatiser vos bases. Développeur de formation, j'accompagne mes clients sur des missions techniques, à la frontière entre le No-Code et le code.

Toute la communauté semblait avoir manqué cette fonctionnalité essentielle.

Elle n’a été rendue possible qu’en Septembre 2020 grâce à la sortie des Automatisations dans Airtable

Très concrètement, il est maintenant possible en utilisant les automatisation de transformer un lien (vers un PDF, une image, etc.) en une pièce jointe stockée physiquement dans votre base Airtable.

Cela change la donne car il était auparavant nécessaire d’utiliser au choix :

  • les scripts : plutôt réservé aux experts
  • le pack de “MiniExtensions”
  • l’API officielle de Airtable

1. Choix du trigger

Concrètement, il convient de configurer une automatisation dont le “Trigger” est par exemple “mise à jour d’un record” ou “entrée dans une vue”.

En général, je préfère utiliser directement le “mise à jour” d’un record, cela évite de passer par la création d’une vue intermédiaire.

Astuce
Utilisez les triggers “Enters a view” lors que vous disposez déjà d’une vue qui cible exactement les records qui doivent déclencher l’automatisation. Cela vous permettra de garder l’automatisation fonctionnelle et liée aux même conditions que votre vue filtrée. Exemple : vue “Client satisfaits” -> si vous changer les critères d’un client satisfait, votre automatisation tiendra compte de ces critères.

2. Choix de l’action

C’est ici que la magie opère.

Lorsque l’on va mettre à jour le champ “Attachment” avec un lien (qui n’est pourtant pas du bon “type”, les automatisation Airtable vont se charger d’aller télécharger le fichier et de l’uploader dans le champ.

Cela vous évite donc de devoir utiliser un service intermédiaire comme Zapier ou Integromat.

Astuce
Dans la mesure du possible, essayez d’utiliser les solutions fournies par Airtable pour répondre à vos besoins. Cela vous permettra d’être moins dépendant de votre outil d’automatisation. Autant en termes de coûts, de limitations futures, de maintenance ou de stabilité.

3. Conclusion

J’espère que ce mini-tuto vous aura aider à résoudre ce problème tant discuté sur les forums.

N’hésitez pas à laisser un commentaire si vous rencontrez des soucis ou que vous avez d’autres astuces à partager !

Besoin d’aide sur Airtable ?

Notre équipe d’experts est prête à vous accompagner.
Réservez votre appel gratuit de 20 minutes maintenant.

1 Commentaire

  1. Dornon

    Bonjour et merci.

    J’ai constaté malheureusement que Airtable, dans le même genre d’automatisation, qu’il renommait le fichier et ce n’est pas très propre. En effet, quand j’upload dans le formulaire un fichier PDF : exemple : #1000.pdf
    Quand l’automatisation envoie la pièce jointe du formulaire dans la table de base me créée un fichier avec un id du type :
    34ydghklsbizbkfh73.pdf et ce n’est pas acceptable pour envoyer à mes clients.
    Et je sèche grave. Quand je fait le test dans l’automatisation cela fonctionne et quand j’active l’automatisation sur on
    Et que je simule des commandes je me retrouve avec ces fichiers renommés

    Réponse

Soumettre un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *