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Consultant Airtable, je vous aide à créer, améliorer et automatiser vos bases. Développeur de formation, j'accompagne mes clients sur des missions techniques, à la frontière entre le No-Code et le code.

Introduction

Afin de contextualiser un peu, lorsque l’on dit que l’on souhaite générer des documents depuis Airtable, cela sous entend en général deux choses :

  • on souhaite déclencher la création du/des documents depuis Airtable
  • on souhaite générer un document dont le contenu varie en fonction de la ligne/record/enregistrement

Quelques exemples de documents que nos clients nous demandent souvent :

  • Générer des factures depuis Airtable
  • Générer des offres depuis Airtable
  • Générer des rapports depuis Airtable
  • Générer des cartes de membres depuis Airtable
  • Générer des étiquettes depuis Airtable
  • etc.

Il existe plusieurs façons de générer ces différents types de documents depuis Airtable.

Ces différentes méthodes ne sont pas équivalentes en termes de fonctionnalités et il est important pour vous de choisir la méthode la plus adaptée à vos besoins.

Notamment sur les aspects suivants :

  • est-ce que vous souhaitez exporter automatiquement ces documents ?
  • est-ce que vous souhaitez générer des documents en masse ?
  • est-ce que vous souhaitez pouvoir visualiser les documents directement depuis Airtable ?
  • est-ce que votre document est lié à une seule table ou à plusieurs tables ?

Version vidéo

Je t’explique en vidéo les différentes options 👌🏼

Générer des documents dans Airtable : quelles solutions ?

Solutions pour générer des documents depuis Airtable :

  1. Le bloc Page Designer officiel de Airtable
  2. Docupilot + Integromat
  3. Google Docs + Integromat
  4. Google Docs + Script attaché (exposant une API) + Script Airtable appelant cette API

Je me suis permis de classer ces différentes solutions par niveau de difficulté au niveau de la mise en place.
Comme souvent, plus vos besoins sont complexe, au plus il faudra aller vers une solution sur-mesure.

Solutions pour générer des documents depuis Airtable

Page Designer officiel de Airtable

Bloc Page designer Airtable

💻 Pré-requis :

  • Un compte Airtable Pro (accès aux Blocks)


Avantages :

  • Facile à prendre en main
  • Prévisualisation du document directement dans Airtable

❌ Inconvénients

  • On ne peut aller qu’à un niveau de “Linked Record”. Ex : récapitulatif client avec les commandes; je ne peux pas aller récupérer le détail des produits dans ce même tableau
  • On ne peut pas générer des documents automatiquement
  • On ne peut pas sauvegarder les documents générés facilement et automatiquement
  • Impossible d’automatiser l’envoi de documents par exemple

Docupilot et Integromat

💻 Pré-requis :

  • Un compte Zapier ou Integromat
  • Un compte Docupilot


Avantages :

  • Relativement facile à prendre en main
  • Très flexible, gestion des boucles, tableaux, etc.
  • Gestion native du formatage (téléphone, email, …), des codes-barres, etc.

❌ Inconvénients

  • Requiert d’utiliser d’autres services (avec les coûts qui en découlent)
  • Relativement onéreux si on génère de larges volumes de documents

Google Docs et Integromat

💻 Pré-requis :

  • Un compte Google
  • Un compte Integromat ou Zapier

Avantages :

  • Relativement facile à prendre en main
  • Gratuit (en dessous d’un certain volume)

❌ Inconvénients

  • Assez limité (uniquement du remplacement de variable)
  • Pas de boucles, pas de tableau

Google Docs, Google Apps Script et Airtable Script

💻 Pré-requis :

  • Un compte Google
  • Un compte Airtable Pro

Avantages :

  • Entièrement flexible
  • Gratuit à l’utilisation
  • Sans limites

❌ Inconvénients

  • Frais de développement sur mesure (entre 0.5 et 2 jours) en fonction de la complexité du document.

Conclusion

J’espère que cet article aura pu vous éclairer concernant les principales options disponibles afin de générer un document dans Airtable.

Si vous n’êtes pas certain de quelle solution choisir ou que vous souhaitez déléguer la génération de vos documents à une équipe de consultants spécialisés, n’hésitez pas à nous contacter en remplissant ce formulaire. Nous reviendrons vers vous rapidement.

Si vous avez des remarques, suggestions ou autre, n’hésitez pas à laisser un commentaire !

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