Introduction

Dans cet article, nous allons découvrir ensemble les différents triggers disponibles dans Airtable, à quoi ils correspondent et surtout quand et comment les utiliser.

Certains sont interchangeables, il n’est donc pas toujours évident de savoir quand utiliser l’un ou l’autre.

Certains utilisateurs se demandent également pourquoi l’automatisation ne « démarre » pas et c’est souvent à cause d’une mauvaise configuration/compréhension du trigger.

Mise en garde

Faites toujours attention lorsque vous jouez avez vos automatisations.

Un simple réglage qui peut paraitre anodin peut parfois déclencher des dizaines, centaines voir milliers d’exécutions de votre automatisation.

Je vous conseille donc toujours de bien réfléchir avant de changer des réglages (conditions d’exécution, changement de filtres d’une vue, …).

Précautions d’usage

Avant d’appliquer des modifications importantes, je vous conseille de faire un snapshot de votre base Airtable, cela vous permettra de revenir à une version antérieure en cas de problème.

Je vous montre ça sur les screenshots ci-dessous :

Les différents triggers disponibles dans Airtable

When records matches conditions

Traduction : « Quand un enregistrement (une ligne) correspond à des conditions »

Ce trigger sera utilisé quand vous souhaitez déclencher des actions sur base d’un état précis d’un record.

Il se déclenchera immédiatement lorsqu’un record commencera à correspondre aux conditions définies, que cela soit à la création, après une modification, une soumission de formulaire, etc.

ASTUCE : parfois, les conditions des filtres proposés nativement par Airtable pour la correspondance des conditions sont trop limités (on ne peut pas combiner des AND et des OR par exemple). Dans ce cas, je vous invite à reproduire ces conditions dans une formule (ajoutez un champ à votre table) et à appliquer les conditions directement sur le résultat de cette formule.

When a form is submitted

Traduction : « Quand un formulaire est envoyé » (quand quelqu’un complète votre formulaire)

Il est globalement équivalent à « When record created » sauf qu’il se produit uniquement quand le record est créé depuis un formulaire.

Cela peut être utile quand vous souhaitez exécuter une action lorsqu’un formulaire est soumis MAIS PAS lorsqu’un record est créé par vous ou un collaborateur depuis l’interface d’Airtable.

When record created

Traduction : « Quand un record est créé »

Un des plus facile à comprendre : il s’exécute à chaque fois qu’un record est créé dans la base. Il ne s’exécutera donc qu’une seule fois maximum par record.

Attention avec ce type de trigger : on ne peut pas le « répéter », c’est donc un trigger que j’évite.

ASTUCE : Je préfère par exemple utiliser un « When records matches conditions » basé sur une checkbox « Déjà envoyé email de bienvenue ? »
Par défaut, la checkbox est vide. Dès que le record est créé, je fais ce que je dois faire et je check la case automatiquement. L’effet est le même, sauf que si je décoche manuellement la case, l’automatisation se relance.

Je trouve ça plus flexible.

When record updated

Traduction : « Quand un record est mis à jour »

Vous pouvez alors préciser sur quels champs spécifiques vous souhaitez « surveiller » les mises à jour.

C’est assez pratique pour surveiller des changements d’états par exemple.

Si vous souhaitez par exemple surveiller un changement de statut, vous définirez le trigger « When record updated » en sélectionnant le champ « Statut ». A chaque fois que le statut sera mis à jour, votre automatisation s’exécutera.

When record enters a view

Traduction : « Lorsqu’un record entre dans une vue« 

Trigger controversé et souvent mal compris.

Pourquoi il « bug » ? (ou vous pensez qu’il bug….)

Je vois régulièrement des messages du type « Mon automatisation ne se lance pas », « Je vois des records dans ma vue mais rien ne se passe ». C’est simplement parce qu’ils sont ENTRES dans la vue avant que l’automatisation soit en place.

Une fois qu’ils y sont, ils ne s’exécuteront plus. Si vous souhaitez que les records déclenchent à nouveau l’automatisation, il faut vous arranger pour les faire SORTIR et ensuite RENTRER à nouveau dans la vue.

Deux méthodes pour cela :

1. Faire en sorte que votre record sorte de la vue (modifier ses valeurs, par exemple si votre vue est « A facturer », marquer tous les records comme facturés et ensuite passez les en « A facturer à nouveau » — ATTENTION : pensez à noter les records dont vous changez le statut, à la main ou en ajoutant une colonne checkbox « A remettre dans la vue » et cochez les cases sur ces records)
2. Faire en sorte que votre vue « expulse » tous les records (avec une condition impossible à atteindre) et ensuite supprimer cette condition. Par exemple en disant « Nom du client = ABCDEFGHIJKLMOPZZZZZZZZZZ » : normalement, aucun client ne s’appelera comme ça et la vue se videra. Supprimez ensuite ce filtre.

ASTUCE : parfois, les conditions des filtres proposés nativement par Airtable pour une vue sont trop limités (on ne peut pas combiner des AND et des OR par exemple). Dans ce cas, je vous invite à reproduire ces conditions dans une formule (ajoutez un champ à votre table) et à filtrer sur le résultat de cette formule.

At a scheduled time

Traduction : « A une heure planifiée »

Ce trigger se déclenche de manière temporelle. Vous définissez une heure précise ou une récurrence et il s’exécutera à cette date/heure précise. Rien de bien compliqué ici.

Même remarque que d’autres triggers cependant : impossible de « rejouer » ceci manuellement.

Comme disait mon frère jumeau quand il avait 5 ans : « Midi est passé…. mais…. midi ne reviendra plus ?!?!?! ». Effectivement, le temps qui passe ne revient plus, gardez cela à l’esprit quand vous mettez en place de type de trigger 😃

When webhook received

Traduction : « Quand un webhook est reçu »

Si vous ne savez pas ce qu’est un webhook, je vous renvoie vers ma vidéo dédié aux Webhooks sur Airtable ou à cette de Shubham Sharma, plus générique sur les Webhooks.

Ce trigger va vous générer une URL unique que vous pourrez réutiliser.

Concrètement, vous pourrez déclencher l’automatisation en « envoyant une requête HTTP » à ce adresse unique.
Cela peut se faire depuis des services tiers, en cliquant simplement sur un lien, …

Le champ des possibles est assez large pour ce trigger.

Conclusion

Avec les automatisations, Airtable a réellement libéré un potentiel très important pour la plateforme.

Ce potentiel doit être utilisé judicieusement car il peut avoir un impact majeur sur vos données; assurez vous donc de choisir les triggers adéquats.