Au lieu d’ajouter des personnes individuelles comme collaborateurs, vous pouvez créer un lien de partage en lecture seule qui permet à toute personne ayant le lien de visualiser (mais pas de modifier) une base de la Airtable ou une vue de table spécifique dans cette base. Si vous ne partagez qu’une vue de tableau spécifique, vous pouvez choisir de masquer certaines colonnes ou de filtrer certaines lignes – et le contenu de la cellule dans le lien restera à jour avec toutes les modifications que vous apporterez.

Le lien de partage utilise une URL privée, générée de manière aléatoire, mais vous devez tout de même utiliser cette fonctionnalité avec prudence, car toute personne avec laquelle vous partagez le lien (ou qui partage ensuite le lien avec d’autres) peut voir votre contenu.

Si vous cherchez à donner à vos liens de partage un niveau de sécurité supplémentaire, les utilisateurs qui font partie des espaces de travail du plan Pro peuvent sécuriser davantage leur base et visualiser les liens de partage en limitant l’accès à un lien de partage avec un mot de passe ou par domaine de messagerie.

Vous pouvez également intégrer une vue complète de la base ou d’un tableau au sein de la base directement sur un site web – consultez cet article de support sur les intégrations.

Création d’un lien de partage pour une base entière

La création d’un lien de partage pour l’ensemble de la base permettra à toute personne possédant le lien de partage de voir l’ensemble de la base, y compris les différentes tables. Si la base de données contient des informations sensibles, vous pouvez créer un lien de partage de vue à la place.

Pour partager une base entière, ouvrez le dialogue de partage de la base en cliquant sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit de l’écran.

Une fois dans le dialogue de partage de la base, cliquez sur l’option intitulée « Créer un lien partagé vers l’ensemble de la base » sous l’en-tête Lien de la base partagée. Un menu déroulant apparaîtra alors avec l’option de création d’un lien privé en lecture seule.

En cliquant sur l’option Lien privé en lecture seule, un lien partagé sera généré pour la base. Vous pouvez maintenant envoyer ce lien de partage à d’autres personnes, le prévisualiser vous-même ou l’ intégrer dans un site web .

Lorsque quelqu’un ouvrira votre lien de partage, il verra quelque chose comme ceci :

La page de ce lien de partage n’est pas accessible au public par les moteurs de recherche. Ce lien sera également « en direct », en ce sens que toute personne ouvrant le lien verra tous vos récents changements dans la base.

Autorisations de copie de données

Si vous avez coché l’option « Autoriser les utilisateurs à copier les données de cette base », un bouton « Copier la base » sera visible et permettra à toute personne consultant votre lien de créer des copies de votre base pour elle-même ; si vous avez laissé la case non cochée, il n’y aura pas de bouton « Copier la base » et certaines autres fonctions de partage seront limitées. Pour en savoir plus sur les autorisations de partage, veuillez consulter la section Autorisations de copie de données de cet article .

Création d’un lien de partage de vues

Vous pouvez créer un lien de partage vers une vue spécifique d’un tableau au sein d’une base, par opposition à la base entière. Vous pouvez créer des liens de partage de vues pour tous les types de vues – grille, galerie , calendrier ou kanban . À l’heure actuelle, les liens de partage de vues sont en lecture seule et il n’est pas possible pour les utilisateurs de modifier les enregistrements de la vue partagée.

L’utilisateur du lien de partage ne verra aucun enregistrement qui est caché dans cette vue. Si vous modifiez les valeurs des cellules, ajoutez des enregistrements ou des champs, ou modifiez d’une autre manière les champs et les enregistrements visibles dans la vue, le visualisateur devra actualiser la page pour voir la version la plus récente de la vue.

Si vous souhaitez prendre des précautions supplémentaires pour vous assurer que les configurations de vos liens de partage de vues ne seront pas accidentellement modifiées (et que vous êtes sur un plan Airtable Pro ), vous pouvez verrouiller la vue partagée, ce qui empêchera tous les collaborateurs de modifier la configuration d’une vue tant qu’elle n’aura pas été déverrouillée par une personne ayant les autorisations du créateur .

Notez que si la vue partagée expose une colonne contenant des enregistrements liés , seuls les noms de ces enregistrements liés seront exposés. Les personnes qui consultent votre lien de vue partagée ne pourront pas ouvrir un enregistrement lié pour voir tous les champs de cet enregistrement lié, comme elles le feraient si elles étaient des collaborateurs ayant un accès complet à la base.

Lorsque vous partagez une vue, vous recevez un lien de partage vers une page en lecture seule qui affiche uniquement les enregistrements de la vue donnée. Vous pouvez ensuite envoyer ce lien de partage à n’importe qui, ou même intégrer cette vue sur votre propre site .

La première étape consiste à créer une vue à partager. Ensuite, cliquez sur le bouton « Partager le lien » dans la barre d’affichage. Cela fera apparaître une option permettant de créer un lien de vue de grille, de calendrier, de galerie ou de kanban partageable.

La création d’un lien de vue génère une URL que vous pouvez copier et coller. Seules les personnes possédant le lien de partage pourront accéder à cette vue de tableau.

Dans la boîte de dialogue du lien de partage, vous pouvez cliquer sur le bouton de prévisualisation pour accéder directement à l’URL et vous montrer à quoi ressemble votre lien de partage.

Votre lien de partage de vue ressemblera à ceci :

Vous pouvez également cliquer sur le bouton d’actualisation pour générer une nouvelle URL pour votre lien de partage de vues. Si vous actualisez le lien de partage, cela invalidera tous les anciens liens vers cette vue partagée.

Vous pouvez également cliquer sur l’option « Intégrer cette vue à votre site » pour obtenir un code d’intégration (plus d’informations à ce sujet dans cet article de support ).

Si la vue que vous partagez est une vue de calendrier, vous pouvez cliquer sur l’option « Lien d’abonnement à iCal » pour générer un lien d’abonnement à iCal.

Enfin, vous pouvez cliquer sur « Désactiver le lien de la vue partagée » pour désactiver le lien. Pour en savoir plus sur la désactivation d’un lien de partage, veuillez consulter la section « Désactiver une base ou un lien de partage de vue » de cet article .

Afficher tous les champs dans les enregistrements étendus

Lors de la création d’un lien de partage de vue de grille, il y aura un basculement disponible intitulé « Afficher tous les champs dans les enregistrements étendus ». Cela signifie que même si certains champs sont masqués dans la vue, tous les champs seront rendus visibles lorsque les enregistrements seront développés dans le lien de partage.

Si vous ajoutez des champs dans ce tableau à l’avenir, toute information contenue dans ces nouveaux champs sera potentiellement exposée à une personne qui verra les enregistrements développés dans cette vue publiée. Faites attention !