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Consultant Airtable, je vous aide à créer, améliorer et automatiser vos bases. Développeur de formation, j'accompagne mes clients sur des missions techniques, à la frontière entre le No-Code et le code.

Introduction

Il n’est pas rare que, dans une même société, vous collaboriez à plusieurs sur une même base.

Cependant, il est probable que tous les collaborateurs n’aient pas les mêmes “droits” au niveau de l’accès à la base de données. Certains devraient pouvoir lire les données, d’autres en ajouter, d’autres encore pourraient vouloir modifier la structure de la base de données.

Tous ces éléments peuvent être réglés avec les permissions et c’est que nous allons voir aujourd’hui.

Les permissions dans Airtable

Il existe plusieurs niveaux de permission dans Airtable :

  • Owner
  • Creator
  • Editor
  • Commenter
  • Read-Only

Nous verrons aux prochains points comment choisir quelle permission accorder à qui.

Collaborateur Workspace ou Base ?

Une des première différence à comprendre lorsqu’on veut ajouter un nouveau collaborateur est de savoir si on souhaite l’ajouter à un Workspace ou à une base.

Un Workspace est un ensemble de bases partagé entre plusieurs utilisateurs appelés des collaborateurs de workspace. Par défaut, un Workspace est gratuit mais ce sera également l’unité de calcul pour votre facturation dans le sens où c’est le Workspace qui est facturé.

Si vous avez besoins de fonctionnalités “pro” pour tous vos collaborateurs et que vous les séparez en “Workspace Vente” et “Workspace Support” par exemple; vos managers devront payer 2 abonnements car ils souhaiterons accéder aux deux Workspace simultanément.

Pratique la plus courante

De ce que j’observe donc mon activité de consultant Airtable, la plupart des sociétés fonctionnent comme ceci :

  • un Workspace pour l’ensemble de la société

En fonction de la taille de la société on ajoute les collaborateurs :

  • au Workspace si c’est une petite entreprise et que tout le monde peut accéder à tout
  • à chaque base individuellement pour gérer les permissions de manière plus fine

Actions possibles par permission sur une Base

Avoir un rôle défini au niveau du Workspace implique qu’on aura ce rôle sur chacune des bases.

Voici un tableau récapitulatif des actions possibles en fonction du rôle que l’on a sur une base :

  Owner/Creator Editor Commenter Read-Only
Accès en lecture à toute la base
Actions sur les “records” (sur chaque ligne)
Ajouter des commentaire  
Ajouter, modifier ou supprimer des lignes    
Actions sur les “views” (les vues)
Ajouter, modifier ou supprimer des vues
(vues personnelles uniquement)
 
Verrouiller ou déverrouiller des vues      
Supprimer les “Personal views” des autres collaborateurs      
Actions sur les “fields” (les champs/colonnes)
Ajouter, modifier ou supprimer des champs.      
Actions sur les tables
Ajouter, renommer ou supprimer des tables.      
Autres actions
Créer ou supprimer un lien de partage.    
Renommer une base      
Créer ou supprimer un lien d’invitation de collaborateurs      

Actions possibles par permission sur un Workspace

  Owner Creator Editor Commenter Read-Only
Renommer un Workspace      
Ajouter, modifier ou supprimer des bases      
Déplacer une base d’un Workspace à un autre (potentiellement auquel vous n’avez pas accès !)      
Modifier les données de facturation (paiement, etc)        
Donner des permissions de “Owner”        

Ce que je vous conseille

Habituellement, lorsque je développe des bases pour des clients, je conseille l’architecture suivante :

  • D’un point de vue sécurité : donnez les permissions utiles, rien de plus. Cela évitera que quelqu’un ne détruise les données par inadvertance ou volontairement.
  • D’un point de vue gestion : donnez une permission Creator uniquement aux collaborateurs qui MAITRISENT BIEN Airtable; sinon, vous allez très rapidement vous retrouver avec des dizaines de champs sans aucune signification, des doublons, des vues dans tous les sens, etc.
  • La plupart des collaborateurs “utilisateurs” peuvent se contenter d’un rôle Editor
  • Verrouillez vos vues (pour éviter que les collaborateurs “Editor” ne les modifient)
  • Mettez en place un système de “ticketing” pour que vos collaborateurs puissent proposer des améliorations sur la base (ajouter des champs, créer une table). Discutez en avec eux, analysez ce qu’ils veulent et faites des choix éclairés. (et pas à l’arrache sur un coin de table 😉 ). Créez et documentez ce que vous faites, vous me remercierez plus tard.

Conclusion

Il est essentiel de bien définir les permissions de ses collaborateurs pour son environnement Airtable car cela implique des responsabilités et un certain niveau de risque.

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