Introduction

Airtable devient progressivement la source de vérité de votre activité.

Vous vous rendez compte que les données qu’il contient sont précieuses et que, si tout venait à disparaitre subitement, vous seriez sacrément ennuyé.

Dans cet article, nous allons voir ensemble comment sauvegarder vos données Airtable, les restaurer, récupérer des champs , tables ou records (enregistrements) qui auraient été supprimés par inadvertance.

Les différentes raisons qui requièrent un backup

Avant de commencer, il est important de comprendre ensemble les différentes situations qui pourraient vous demander de récupérer un backup.

1. Une suppression involontaire

Un collaborateur supprime par inadvertance un champ, une ligne, supprime la valeur d’une cellule, etc.

Dans ce cas, Airtable est assez bien armé pour récupérer cette situation, tant que vous réagissez rapidement. (après une certaine période, dépendant de votre forfait, cette récupération ne sera plus possible.)

2. Une suppression volontaire de toute la base de données

Un collaborateur, concurrent, … obtient des accès et décide de supprimer une base intégralement.

Dans ce cas, Airtable ne pourra pas grand chose pour vous. En effet, les sauvegardes natives (appelés « Snapshots ») sont stockés dans la base. Si on supprime la base, on supprime également les snapshots.

Si vous vous retrouvez dans cette situation, tentez malgré tout de contacter le support Airtable, ils pourraient vous aider à récupérer des données si vous réagissez rapidement.

3. Problème d’infrastructure (piratage de Airtable, fermeture, faillite, …)

Dans ce cas, c’est à vous de gérer vos propres sauvegardes, en dehors de l’écosystème Airtable afin d’être 100% indépendant et résilient à ce type d’échec.

Ce sont évidemment les situations les plus préoccupantes car vous pourriez vous retrouver, du jour au lendemain, avec 0 données et devoir, de manière tout à fait soudaine et imprévue, repartir de zéro.

Imaginez l’impact sur votre business. C’est simple, on constate qu’entre 50 et 60 % des PME ayant été victimes de cyberattaques mettent la clé sous la porte dans les dix-huit mois. (source)

La récupération de données par cas d’usage

Récupérer une ligne supprimée, une table supprimée, un champ (colonne) ou une vue supprimée

En fonction de votre forfait, Airtable vous permet de récupérer :

• des lignes/records/enregistrements supprimés
• des tables qui auraient été supprimées
• des vues que vous auriez supprimé
• des champs/colonnes supprimés

Cela se fait directement via la corbeille de la base, qui se trouve en haut à droite.

Je vous invite à regarder directement l’article sur le support d’Airtable à ce sujet

Récupérer des données supprimées (dans 1 ou quelques cellules)

Ici, on parle donc du contenu d’une cellule qui aurait été effacé ou modifié.

Pour que cette récupération fonctionne il faut :

• que vous n’ayez pas supprimé la ligne (sinon je vous renvoie au point précédent)
• que vous n’ayez pas supprimé le champ (sinon je vous renvoie au point précédent)
• que les données aient été modifiées ou supprimées relativement récemment (depend de votre forfait)

Ici, nous allons utiliser le « Record-level revision history » ou, en français, l’historique des changements de l’enregistrement.

Pour y accéder, rien de plus simple. Ouvrez une vue dans votre base de données (pas dans les interfaces) et ouvrez la vue étendue (dans une vue grille, ce sont les petites flèches tout à gauche de la ligne)

Ensuite, cliquez où c’est indiqué sur la capture ci-dessous et sélectionnez « Revision history » ou « Historique des révisions »

Cela vous permettra de voir quelles étaient les données contenues précédemment.

Récupérer des données supprimées (massivement – suite à un copier-coller erroné ou une automatisation)

Dans ce cas, la méthode décrite précédemment ne sera probablement pas satisfaisante car cela prendrait beaucoup trop de temps.

Ce que je conseille alors est de restaurer un snapshot datant d’AVANT vos modifications.

Rendez-vous dans la base copiée (celle issue du snapshot) et dans la table contenant les données à récupérer.

Exportez cette table intégralement et importez là dans votre base actuelle, sous la forme d’une nouvelle table. Ensuite, vous pourrez lier l’ancienne et la nouvelle table (sur base d’un critère commun, en changeant votre primary field).

Vous aurez alors le nouveau record (avec les données supprimées) qui sera lié à son ancienne version (avec les données à récupérer). Il vous suffira alors d’ajouter les lookup fields et de copier-coller les informations manquantes.

Cette procédure peut-être délicate et demande une bonne maîtrise d’Airtable pour être réalisée sans erreur. Si les données sont critiques, je vous invite à nous contacter, ce sont des opérations que nous réalisons régulièrement pour des clients.

Comment se protéger encore mieux ?

Nous avons développé un plugin/extension permettant de sauvegarder vos bases de données Airtable dans un format Excel.

Chaque jour, nous récupérons toutes les données de la base (toutes les tables) et les exportons au format Excel. Nous pouvons également vous envoyer ce backup automatiquement par email ou via un webhook.

Conclusion

Airtable met en place une série d’outils permettant de récupérer des données supprimées par inadvertance. Cependant, il est toujours préférable et recommandé par tous les professionnels de conserver sa propre sauvegarde de données sur un système tiers afin de ne pas dépendre intégralement d’Airtable.